+46 (0)8-644 81 55 - Åsögatan 176, 116 32 Stockholm

Utveckla och förbättra våra tjänster

Vi behandlar kunduppgifter, såsom att vi gör urval och genomför kundundersökningar, för att utveckla och förbättra vår verksamhet, våra tjänster som vi kan erbjuda dig samt våra processer och metoder.

Rättslig grund: berättigat intresse.

Tillhandahålla och förbättra service till våra kunder

Vi behandlar dina kunduppgifter, för att kunna tillhandahålla kundservice, för att kunna tillhandahålla vår självservice, och för att ständigt kunna utbilda våra medarbetare samt förbättra vårt arbetssätt för att på så vis alltid kunna erbjuda dig bästa möjliga service. När du kontaktar oss kan kommunikationen komma att analyseras.

Rättslig grund: fullgörande av avtal, intresseavvägning (Oktivia AB har berättigat intresse av att kunna upprätthålla en god kundservice).

Informationssäkerhet och för att förhindra missbruk av våra tjänster

Vi behandlar kunduppgifter för att kunna tillvarata säkerheten för våra tjänster, för att upptäcka eller förhindra otillåten användning av tjänsten och/eller för att upptäcka och förhindra bedrägerier mm.

Rättslig grund: intresseavvägning (Oktivia AB har ett berättigat intresse av att upprätthålla säkerheten för våra tjänster) och rättslig förpliktelse.

Fullgöra skyldighet enligt lag eller annan författning, myndighetsföreskrift, beslut, begäran eller riktlinjer och för att kunna tillvarata våra intressen.
Vi behandlar dina kunduppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt lag eller annan författning, myndighets föreskrift, beslut, begäran eller riktlinjer, exempelvis sparar vi underlag i enlighet med bokföringslagen (1999:1078) och lag om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (2017:630).

Rättslig grund: rättslig förpliktelse

Hur länge sparar vi dina uppgifter

Som huvudregel sparar vi dina kunduppgifter för ändamålen som vi angett ovan så länge som du är kund hos oss och i upp till 36 månader därefter.

  • Fakturerings- och betalningsändamål, som den del av bokföringslagen och lag om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, eller för att kunna tillvarata våra intressen sparar vi uppgifterna i upp till 10 år efter det att underlaget skapades eller så länge som en eventuell tvist pågår.

  • Företaget spar kunders uppgifter i 36 månader efter avslutat avtalsförhållande. Detta för att kunna säkerställa att kunders rättigheter tillvaratas och för att kunna lämna information om kunders ekonomiska förhållande till exempelvis kund eller Skatteverket.

  • För att kunna tillhandahålla och förbättra vår service till dig så sparar vi kunduppgifter i 36 månader efter det att avtalsförhållandet upphört.

  • För att kunna fullgöra skyldighet enligt lag eller annan författning, myndigheters föreskrift, beslut, begäran eller riktlinjer sparar vi kunduppgifter så länge som i lagen anges.

Till vem vi lämnar ut dina uppgifter

Vi lämnar endast ut dina uppgifter till företrädaren för bolaget (samt bolagets revisor om bolaget har revisor), Skatteverket och Polisen.

Personuppgiftsbiträden: Visma SPCS AB (556252-9155), Microsoft Aktiebolag (556233- 4804), Visma Collectors AB (556439-5670).

Överföring av personuppgifter till tredje land
Vi anlitar för närvarande inga leverantörer som har sin verksamhet utanför EU/ESS, i ett så kallat tredjeland.

Dina rättigheter

I enlighet med gällande lagstiftning har du ett antal rättigheter som innebär att du kan få information om och kontroll över dina egna personuppgifter.

Här listar vi dina rättigheter och i slutet av dokumentet hitta du kontaktuppgifter till Oktivia AB, som du kan använda om du vill göra dina rättigheter gällande.

Du har normalt rätt att utnyttja dina rättigheter nedan kostnadsfritt. Om begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig får vi dock antingen ta ut en rimlig avgift eller välja att inte tillmötesgå begäran.

Vi kommer att besvara en begäran från dig utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om ytterligare tid skulle krävas eller om vi av någon anledning inte kan tillmötesgå din begäran kommer vi att informera dig om detta. Vi kan även komma att begära ytterligare information från dig om det krävs för att vi ska kunna bekräfta din identitet och säkerhetsställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till dina personuppgifter.

Rätt information och tillgång till dina personuppgifter
Du har rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och om så är fallet kommer vi att informera dig om hur dina personuppgifter behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de uppgifter som vi behandlar (genom ett registerutdrag). Om du begär ytterligare kopior har vi rätt att ta ut en rimlig avgift för detta.

Rätt till rättelse
Det är viktigt för oss att de personuppgifter som vi har om dig är korrekta. Om uppgifterna är felaktiga har du rätt att vända dig till oss och be om att få uppgifterna rättade. Du har även rätt att begära att uppgifter läggs till om något saknas, om tillägget är relevant med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Vi kommer att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter, att rättelse har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem/vilka informationen om rättelse har lämnats ut.

Rätt att bli raderad

Du har

• • •

• •

rätt att vända dig till oss för att begära att dina personuppgifter raderas:
Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och då återkallar samtycket Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas
Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigande skäl som väger tyngre än ditt intresse
Om behandlingen av dina uppgifter inte har följt gällande rätt, eller

• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

I vissa fall kan vi dock inte tillmötesgå en begäran om radering t.ex. om vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifterna. Om radering sker kommer vi att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter att radering har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem/vilka information om radering har lämnats ut.

Rätt att göra invändningar

  • Du har alltid rätt att när som helst invända mot att dina uppgifter används för direktmarknadsföring. Det gör du genom att kontakta Oktivia AB. Om du gör en sådan invändning kommer vi inte längre behandla uppgifterna för det ändamålet.

  • Du har även rätt att invända mot att vi behandlar dina uppgifter med stöd av en intresseavvägning. Om vi inte kan visa att det finns tvingade berättigande skäl för behandlingen som väger tyngre än dina skäl ska behandlingen upphöra.

    Rätt till begränsning av behandling

    Du har rätt att höra av dig till oss och begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas och att uppgifterna då enbart ska lagras av oss i följande situationer:

  • Under den tid det tar för oss att kontrollera om personuppgifterna är korrekta, om du bestrider personuppgifternas korrekthet

  • Om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och istället vill att vi begränsar användningen av dessa

  • Om du, trots att vi inte behöver uppgifterna längre, vill att vi behåller dem för att du ska kunna använda dessa för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsligt anspråk, eller

  • I väntan på kontroll av vems berättigande skäl, dina eller våra, som väger tyngst om du har gjort en invändning mot behandlingen.

    I vissa fall kan vi dock inte tillmötesgå en begäran om begränsning t.ex. om uppgifterna behövs för att vi ska kunna försvara våra rättigheter eller skydda någon annan persons rättigheter. Om begränsning sker kommer vi att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter, att begränsning har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem/vilka information om begränsning har lämnats ut.

    Rätt till dataportabilitet

    Du har rätt att begära att få ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format och har rätt att använda sådana personuppgifter på annat håll. Denna rätt gäller för sådana personuppgifter som du har lämnat till oss och som behandlas med stöd av ditt samtycke eller om behandlingen grundar sig på avtal med oss. Uppgifter som vi själva har skapat såsom loggar i våra program, ingår inte i de uppgifter vi lämnar ut.

    Om du inte vill ha vår direktmarknadsföring
    Du har alltid rätt att tacka nej till vår direktmarknadsföring av våra tjänster. Det är bara att ringa oss (08-644 81 55), maila eller skicka ett brev (glöm inte att ange namn, adress).

    Klagomål
    Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande rätt kan du lämna in ett klagomål direkt till oss eller till Datainspektionen.

    Ändring av vår Policy
    Oktivia AB kan komma att ändra denna Policy, den ändras på samma sätt som de allmänna villkoren för den tjänst som du har hos oss. Vi kommer i så fall att meddela ändringen på vår webbplats www.oktivia.se

Denna policy skall vara känd av alla som den berör. Oktivia AB (556807-2168)
Oktivia AB c/o Infinita, Åsögatan 176
116 32 Stockholm

08-644 81 55

felix.andersson@oktivia.se